Fra onboarding til offboarding: Sådan holder I styr på adgangsrettighederne
En medarbejders behov for adgang ændrer sig ofte gennem ansættelsen.
En ny medarbejder skal have adgang til de rigtige bygninger og områder fra første arbejdsdag. Ved et jobskifte kan behovet ændre sig. Og når medarbejderen forlader virksomheden, skal rettigheder, der ikke længere er nødvendige, fjernes.
Det samme gælder vikarer, konsulenter, håndværkere og andre eksterne.
En klar proces gør det lettere at sikre, at den enkelte person har den rette adgang på det rette tidspunkt – og ikke beholder rettigheder, som ikke længere er relevante.
Læs mere om adgangskontrol til erhverv
| Fase | Hvad sker der? | Hvad skal virksomheden have styr på? |
|---|---|---|
| Onboarding | En ny medarbejder eller ekstern bruger starter | Hvilke bygninger og områder personen skal have adgang til |
| Rolleændring | Funktion, afdeling eller arbejdssted ændres | Om eksisterende rettigheder stadig passer til rollen |
| Midlertidig adgang | En leverandør, vikar eller konsulent får adgang | Hvor og hvor længe adgangen skal gælde |
| Offboarding | Personen forlader virksomheden | At de relevante rettigheder bliver fjernet på det rette tidspunkt |
Adgangsbehov ændrer sig over tid
Det er forholdsvis enkelt at oprette en ny bruger.
Den større udfordring er at sikre, at rettighederne fortsat passer til personens aktuelle rolle.
En medarbejder kan eksempelvis begynde på hovedkontoret og senere skifte afdeling eller arbejdssted. En tekniker kan have brug for adgang til et særligt område i en begrænset periode. En projektmedarbejder kan midlertidigt skulle arbejde på flere lokationer.
Hvis nye rettigheder løbende bliver tilføjet, men gamle sjældent bliver fjernet, kan medarbejdere med tiden få adgang til områder, de ikke længere har behov for.
Derfor bør styringen være en løbende proces – ikke noget, der kun håndteres, når en medarbejder starter.
Onboarding: Den rigtige adgang fra første arbejdsdag
Når en ny medarbejder starter, bør der være taget stilling til, hvilke områder personen faktisk har behov for at kunne komme ind i.
Behovet kan blandt andet afhænge af arbejdsfunktion, afdeling, arbejdssted, arbejdstider og sikkerhedsniveauet i de områder, medarbejderen skal bruge.
I større organisationer kan faste roller eller adgangsprofiler gøre administrationen lettere.
En medarbejder i administrationen kan eksempelvis få én profil, mens en medarbejder i produktionen får en anden. På den måde behøver virksomheden ikke nødvendigvis at definere alle rettigheder fra bunden for hver enkelt bruger.
Det kan samtidig skabe en mere ensartet proces på tværs af organisationen.
Rolleændringer: Husk også at fjerne gamle rettigheder
Et internt jobskifte kan være lige så vigtigt som onboarding og offboarding.
Når en medarbejder skifter afdeling, funktion eller arbejdssted, er det naturligt at se på, hvilke nye områder personen skal have adgang til.
Men det er mindst lige så vigtigt at spørge:
Hvilke eksisterende rettigheder er ikke længere nødvendige?
Ellers kan der over tid opstå en ophobning af gamle adgange.
En medarbejder, der gennem flere år har haft forskellige roller, kan i værste fald ende med adgang til langt flere områder end den nuværende funktion kræver.
Rettighederne bør derfor følge medarbejderens aktuelle behov – ikke personens historik i virksomheden.
Midlertidig adgang bør have en slutdato
Fastansatte er sjældent de eneste, der skal kunne komme ind i virksomhedens bygninger.
Serviceleverandører, håndværkere, konsulenter, vikarer og andre eksterne kan også have behov for adgang.
Her er behovet ofte mere afgrænset.
En tekniker skal måske kun ind i ét bestemt teknikrum. En håndværker skal arbejde på én lokation i tre dage. En konsulent skal kunne komme ind på kontoret i projektperioden.
I de situationer giver det mening at begrænse både hvor personen kan komme ind, og hvor længe rettigheden gælder.
Når adgang har en tydelig udløbsdato, mindskes risikoen for, at midlertidige brugere fortsat kan komme ind, efter deres opgave er afsluttet.
Offboarding: Når ansættelsen stopper, skal adgangen følge med
Når en medarbejder forlader virksomheden, bør de relevante rettigheder fjernes som en fast del af offboardingen.
Det bliver særligt vigtigt i større organisationer, hvor medarbejderen kan have haft adgang til flere bygninger eller områder.
Hvis processen er uklar eller afhænger af manuelle beskeder mellem flere personer, er der risiko for, at noget bliver overset.
Derfor bør virksomheden på forhånd have besluttet, hvem der giver besked om fratrædelsen, hvem der fjerner rettighederne, og hvornår ændringen skal træde i kraft.
Selve adgangsmediet er kun én del af processen. Det afgørende er, at de bagvedliggende rettigheder bliver lukket korrekt.
Har virksomheden fysiske adgangskort, bør der samtidig være klare procedurer for eksempelvis mistede og afleverede kort.
Læs også: Adgangskort – derfor er klare procedurer vigtige
Roller og adgangsprofiler kan gøre administrationen lettere
Jo flere medarbejdere og områder en virksomhed har, desto mere komplekst bliver det at administrere alle rettigheder enkeltvis.
Her kan roller eller adgangsprofiler gøre arbejdet lettere.
I stedet for at konfigurere hver bruger helt fra bunden kan virksomheden definere, hvilken adgang en bestemt funktion normalt kræver.
En profil kan eksempelvis være knyttet til en afdeling, en jobfunktion eller et bestemt arbejdssted.
Når en medarbejder skifter rolle, kan rettighederne dermed justeres ud fra den nye funktion frem for at skulle gennemgå hver enkelt dør manuelt.
Der vil stadig være behov for særlige undtagelser. Men en fælles struktur kan gøre det lettere at bevare overblikket.
Kan adgangsrettigheder kobles til HR-processer?
I nogle løsninger kan administrationen kobles sammen med virksomhedens HR- eller identitetssystemer.
Det kan eksempelvis betyde, at ændringer i en medarbejders status bruges som en del af processen, når rettigheder skal oprettes, ændres eller fjernes.
En medarbejder starter. Skifter rolle. Flytter til en anden afdeling. Eller stopper.
Hvis oplysningerne allerede findes i virksomhedens øvrige systemer, kan en integration i relevante løsninger reducere behovet for manuel registrering flere steder.
Det betyder ikke, at alle virksomheder bør eller kan automatisere processen fuldt ud. Mulighederne afhænger af de konkrete systemer, integrationer og arbejdsgange.
Men princippet er det samme: ændringer i medarbejderens rolle bør afspejles i den fysiske adgang.
Hvem har ansvaret?
Teknologien kan understøtte processen, men den kan ikke erstatte klare roller internt.
Virksomheden bør derfor have besluttet, hvem der må godkende nye rettigheder, hvem der ændrer dem ved jobskifte, hvem der håndterer midlertidige brugere, og hvem der sørger for, at adgang bliver fjernet ved fratrædelse.
Det er også relevant at tage stilling til, hvor ofte eksisterende rettigheder skal gennemgås.
I større virksomheder kan flere funktioner være involveret – eksempelvis HR, ledere, IT, facility management og de ansvarlige for den fysiske sikkerhed. Jo tydeligere processen er, desto mindre afhænger den af enkeltpersoner og manuelle huskesedler.
Når medarbejdere arbejder på flere lokationer
Hvis en medarbejder bruger flere kontorer, lagre eller andre sites, bliver styringen mere kompleks.
Personen kan eksempelvis have fast adgang til hovedkontoret, begrænset adgang til et lager og midlertidig adgang til en projektlokation.
Her bliver det vigtigt at kunne se rettighederne som en samlet helhed frem for at administrere hvert site isoleret.
Det emne går vi mere i dybden med i vores artikel om adgangskontrol på tværs af flere lokationer og central styring.
Adgangen bør følge rollen
God styring handler ikke kun om at give mennesker adgang.
Det handler mindst lige så meget om at ændre og fjerne den igen.
Fra første arbejdsdag til jobskifte, midlertidige opgaver og fratrædelse bør rettighederne følge personens aktuelle rolle og behov.
Hos Securitas Technology hjælper vi virksomheder med at opbygge løsninger og processer, der gør det lettere at administrere adgang struktureret på tværs af medarbejdere, områder og lokationer.
