Wie Besuchermanagement-Software die Zufriedenheit von Gästen und Mitarbeitenden verbessert

Noch vor wenigen Jahren ließ sich der Zutritt zu Unternehmensgebäuden vergleichsweise einfach organisieren: Gäste meldeten sich am Empfang an, während Mitarbeitende ein Zutrittskontrollsystem nutzten.

Heute reichen diese Abläufe häufig nicht mehr aus. Unternehmen müssen unter anderem folgende Fragen beantworten:

• Wer befindet sich aktuell im Gebäude?
• Wie lassen sich Gäste zuverlässig identifizieren und anmelden?
• Erfüllen die Prozesse die geltenden Sicherheits- und Datenschutzanforderungen?

Deshalb sollten Unternehmen neben Empfangs- und Sicherheitspersonal auch digitale Lösungen berücksichtigen. Die passende Technologie kann das Besuchermanagement vereinfachen und zugleich die Verwaltung von Arbeitsplätzen unterstützen. Sie verbessert betriebliche Abläufe, erhöht die Sicherheit und sorgt für einen reibungslosen Aufenthalt von der Anmeldung bis zum Verlassen des Gebäudes.

So funktionieren Besuchermanagement-Lösungen

„Beim Besuchermanagement geht es längst nicht mehr nur um Gäste. Entscheidend ist, alle Personen zu erfassen, die ein Unternehmen betreten“, erklärt John Skowronski, President of Sales & Operations.

Eine zentrale Aufgabe von Besuchermanagement-Systemen besteht darin, zu prüfen, ob alle Personen, die ein Gebäude betreten, verlassen oder sich darin aufhalten, dazu berechtigt sind.

Ein leistungsfähiges Besuchermanagement-System liefert unter anderem Informationen zu folgenden Punkten:

• Erstmalige und wiederkehrende Gäste
• Gruppenanmeldungen
• Sammelanmeldungen
• Zu- und Absagen
• Erwartete Gäste und der Grund ihres Besuchs, etwa ein geplanter Handwerkereinsatz

Besuchermanagement-Systeme digitalisieren zeitaufwendige manuelle Abläufe. Elektronische Besucherprotokolle ermöglichen es beispielsweise, einen Eintrag innerhalb weniger Sekunden zu finden. Das Durchsuchen handschriftlicher Papierlisten entfällt.

Auch das Scannen von Ausweisdokumenten gehört häufig zum Funktionsumfang. Cloud- und mobile Lösungen können die benötigten Angaben direkt erfassen und dadurch doppelte oder fehlerhafte Einträge vermeiden.

Über eine Vorabregistrierung können sich Gäste bereits vor ihrem Besuch anmelden. Das beschleunigt den Empfang und gibt Unternehmen mehr Kontrolle darüber, wer das Gebäude betreten darf. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Person auf einer internen Sperrliste steht. Solche Prüfungen müssen stets im Einklang mit den geltenden Datenschutzanforderungen erfolgen.

So entsteht ein effizienter Anmeldeprozess, der Empfangsteams entlastet und sowohl Gästen als auch Mitarbeitenden eine angenehmere Erfahrung bietet.

Kontaktlose Abläufe für moderne Arbeitsplätze

Besuchermanagement-Terminals ermöglichen es Gästen, sich bei ihrer Ankunft selbstständig anzumelden. Unternehmen können die angezeigten Fragen und Informationen flexibel an verschiedene Besuchergruppen, Standorte oder Sicherheitsanforderungen anpassen. Das verkürzt Wartezeiten am Empfang und sorgt für einen einheitlichen Anmeldeprozess.

Moderne Lösungen können zudem die Identität überprüfen, Besucherausweise ausstellen und die zuständige Kontaktperson automatisch benachrichtigen. In Verbindung mit einer digitalen Vorabregistrierung behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, wer das Gebäude betritt, und gestalten die Ankunft für Gäste so einfach wie möglich.

Auch Mitarbeitende in flexiblen Arbeitsmodellen profitieren von diesen Funktionen. Mit Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement lassen sich Schreibtische, Besprechungsräume und andere gemeinsam genutzte Bereiche reservieren. Gleichzeitig erhalten Unternehmen aktuelle Informationen darüber, wie ihre Gebäude und Flächen genutzt werden.

Durch die Verbindung von Besucher- und Arbeitsplatzmanagement entstehen sichere und effiziente Abläufe für alle Personen, die das Gebäude betreten. Das entlastet die Empfangsteams und ermöglicht Gästen und Mitarbeitenden einen reibungslosen Aufenthalt von der Ankunft bis zum Verlassen des Gebäudes.

Abläufe vereinfachen und Datenschutzanforderungen zuverlässig erfüllen

Beim Besuchermanagement spielen der Schutz personenbezogener Daten und die Privatsphäre der Gäste eine wichtige Rolle. Herkömmliche Besucherbücher bieten hier nur begrenzten Schutz: Frühere Einträge können für andere Personen sichtbar sein, und bei Verlust lässt sich oft kaum nachvollziehen, welche Daten betroffen sind.

Für Unternehmen in Deutschland ist insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) relevant. Sie verlangt unter anderem, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte Zwecke verarbeitet, auf das notwendige Maß beschränkt und nicht länger als erforderlich gespeichert werden. Zudem müssen Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten treffen.

Diese Grundsätze sollten von Anfang an in die Planung des Besuchermanagements einfließen. Dazu gehören beispielsweise:

• nur die für den jeweiligen Besuch erforderlichen Daten abzufragen
• Gäste transparent über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer zu informieren
• Zugriffe auf Besucherdaten auf berechtigte Personen zu beschränken
• klare Löschfristen festzulegen und technisch umzusetzen
• Einwilligungen nur dort einzuholen, wo sie tatsächlich die passende Rechtsgrundlage sind

Eine geeignete Besuchermanagement-Software kann diese Prozesse unterstützen. Formulare lassen sich auf notwendige Angaben begrenzen, Datenschutzhinweise direkt in die Anmeldung integrieren und Löschfristen automatisieren. Regelbasierte Abläufe sorgen zudem dafür, dass Anforderungen an unterschiedlichen Standorten einheitlich umgesetzt werden.

So entsteht ein effizienter Anmeldeprozess, der die Privatsphäre der Gäste schützt und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Datenschutzpflichten nachvollziehbar zu erfüllen.

Zeigen Sie Gästen und Mitarbeitenden, dass ihre Bedürfnisse zählen

Der Eingangsbereich prägt den ersten und oft bleibenden Eindruck, den Gäste und Mitarbeitende von Ihrem Unternehmen gewinnen. Lange Wartezeiten, unnötig viele Formulare und uneinheitliche Abläufe können diesen Eindruck erheblich beeinträchtigen.

Ein digitales Besuchermanagement hilft, Anmeldeprozesse, Arbeitsabläufe und Berichte einheitlich zu organisieren. Kurze Befragungen bieten zudem die Möglichkeit, direktes Feedback von Gästen einzuholen.

Idealerweise verfügt die gewählte Lösung über übersichtliche Dashboards und Analysefunktionen. So können Sie erkennen, wo Verbesserungsbedarf besteht, und das Besuchserlebnis schrittweise an die Bedürfnisse von Gästen und Mitarbeitenden anpassen.

Die passende Besuchermanagement-Lösung finden

Langsame und aufwendige Anmeldeprozesse müssen den Empfang in Ihrem Unternehmen nicht unnötig erschweren. Mit einer Besuchermanagement-Software lassen sich Gäste schneller, sicherer und zuverlässiger anmelden. Die passende Lösung schafft effiziente Abläufe und sorgt für eine positive Erfahrung bei Gästen und Mitarbeitenden.

Wir unterstützen Sie

Das Besuchermanagement ist Teil der von CloudGate unterstützten Lösung für das Arbeitsplatzmanagement. Das flexible, integrierte System hilft Ihnen, Flächen effizient zu verwalten und Prozesse in den Bereichen Sicherheit, Compliance und Gesundheit zu automatisieren.

Wir unterstützen Sie dabei, Abläufe effizienter zu gestalten, Risiken zu reduzieren und ein sicheres Arbeitsumfeld für Mitarbeitende, externe Dienstleister und Gäste zu schaffen.

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