Comment un logiciel de gestion des visiteurs rend un client et un employé plus heureux
Il n'y a pas si longtemps, gérer le flux de personnes dans les bâtiments commerciaux était un processus assez simple. Tout ce dont vous aviez besoin était une réception pour les visiteurs et un système de contrôle d'accès pour vos employés.
Aujourd'hui, compte tenu des nouveaux risques et exigences en matière de santé, de sûreté et de sécurité, les procédures passées peuvent ne plus être suffisantes.
Les organisations d'aujourd'hui doivent répondre à des questions telles que :
- Les gens entrent-ils en bonne santé ?
- Peut-on identifier correctement les personnes à travers un masque ?
- Sommes-nous conformes aux réglementations en vigueur en matière de gestion des visiteurs ?
Il est temps d'envisager d'autres mesures de sécurité en plus du personnel de réception et des agents de sécurité. La bonne technologie de filtrage peut vous aider non seulement dans la gestion des visiteurs, mais également dans la gestion du lieu de travail. C'est un outil essentiel pour améliorer vos opérations, favoriser un environnement de travail plus sain et vous assurer d'offrir une expérience visiteur optimale.
Comment fonctionnent les solutions de gestion des visiteurs
« La gestion des visiteurs ne concerne plus seulement le visiteur ; il s'agit de gérer toute personne franchissant le seuil de votre organisation », note John Skowronski, président des ventes et des opérations chez STANLEY Security.
L'un des principaux rôles des systèmes de gestion des visiteurs est de confirmer que toutes les personnes qui entrent, sortent ou se trouvent à l'intérieur de votre bâtiment sont censées être là.
Un système efficace de gestion des visiteurs donnera un aperçu de données telles que :
- Qui est un nouveau visiteur et qui revient
- Inscription de groupe
- Inscription groupée
- Qui a répondu
- Combien de visiteurs sont attendus ce jour-là et qui ils sont (ex : électricien)
Les systèmes de gestion des visiteurs numérisent les processus manuels fastidieux. Par exemple, de bonnes solutions auront des journaux de bord électroniques intégrés. Les journaux de bord électroniques facilitent la recherche d'un visiteur en quelques secondes, plutôt que de feuilleter les pages d'un journal de bord papier et de déchiffrer différentes écritures.
Une partie essentielle des systèmes de visiteurs est la numérisation d'identité. Les appareils basés sur le cloud et mobiles permettent de scanner une pièce d'identité et de capturer des données démographiques. Cela permet également de réduire les enregistrements en double dus aux erreurs de saisie de données.
Les solutions de gestion des visiteurs vous permettent également de créer un processus de pré-enregistrement qui facilite l'expérience des visiteurs et vous donne un meilleur contrôle sur qui entre, permettant, par exemple, une vérification par rapport à une liste de « visiteurs interdits ».
Le résultat final est un système de gestion fluide et efficace des processus de visite qui rend les clients et les employés plus heureux.
Le dépistage des visiteurs et la Covid-19
Les organisations doivent encore répondre à une foule de priorités en matière de santé qui n'étaient tout simplement pas une préoccupation dans le passé.
Les kiosques de gestion des visiteurs sont une façon de filtrer les entrants. Ces unités libre-service présentent de nombreux avantages. Les questions de dépistage peuvent être rapidement mises à jour au fur et à mesure que la pandémie monte et descend, et vous pouvez même inclure une vérification de la température.
Pour vos employés, la même technologie peut favoriser un retour sécuritaire au travail. Les solutions de gestion du lieu de travail aident à rationaliser le contrôle quotidien et les tâches telles que la réservation de l'espace de travail.
En ces temps incertains, les clients et les employés doivent savoir que vous avez pris toutes les précautions possibles pour les protéger. Une fois que vous aurez démontré les moyens optimaux de protéger leur santé, ils sauront qu'ils peuvent travailler en toute sécurité et continuer à être productifs au travail.
Rationalisez les opérations et réduisez les soucis de conformité
Une autre préoccupation clé pour la gestion de vos visiteurs est la confidentialité et la protection des données. Les journaux de bord traditionnels ne font pas un excellent travail pour empêcher quelqu'un de consulter les entrées précédentes, ou si le journal de bord disparaît, vous faites face à une violation de données pour laquelle vous êtes pratiquement impuissant à faire quoi que ce soit. Vous ne savez même pas quelles informations vous avez perdues et vous ne pouvez pas faire de rapport proactif ou de correction.
Les réglementations sur la confidentialité des données changent fréquemment, et il est important que vous sachiez quelles lois et réglementations spécifiques s'appliquent à votre organisation. Cependant, le guide de la protection des données (GDPR) de l'Union européenne est un bon point de repère pour prendre en compte vos besoins, car il est à la fois rigoureux et bien documenté. Même si vous n'êtes pas soumis au RGPD, cela a une grande influence sur ce que les gens attendent partout en termes de confidentialité.
L'un des principes du GDPR est la minimisation des données. Fondamentalement, les propriétaires de systèmes ne peuvent collecter que les données personnelles nécessaires pour atteindre l'objectif visé.
Un autre principe clé concerne l'utilisation continue. Vous ne pouvez vous accrocher aux données que si vous en avez un besoin défini et continu. "Juste au cas où nous le voudrions à l'avenir", n'atteint pas le seuil. Vos visiteurs, ou toute autre personne auprès de laquelle vous collectez des données, ont également le droit de retirer à tout moment leur consentement à la soumission de données d'origine. Vous devez prendre en compte toutes ces considérations de confidentialité dans la planification de votre système de gestion des visiteurs.
Heureusement, un logiciel de gestion des visiteurs fiable intègre déjà des pratiques de conformité et de confidentialité. Vous pouvez déployer des enquêtes de sélection avec des questions personnalisées et limitées, et intégrer une déclaration de confidentialité et un processus d'acceptation. Le résultat final est un processus d'enregistrement cohérent qui respecte la vie privée des visiteurs et vous aide à respecter vos obligations réglementaires.
Les moteurs de règles de conformité permettent de rationaliser les opérations et de réduire les risques et la responsabilité. Lorsque les visiteurs et les employés savent que leurs données sont protégées en toute sécurité, cela renforce leur confiance et leur satisfaction envers votre organisation.
Montrez à vos visiteurs et à vos employés que vous prenez soins d'eux
Votre entrée donne une première impression puissante (et durable) de votre organisation pour les visiteurs et les employés. De longues files d'attente, trop de formulaires et un traitement incohérent peuvent nuire à la réputation de votre organisation.
Un système de gestion des visiteurs aidera à organiser et à numériser les processus, les flux de travail et les rapports. En fait, vous pouvez même tirer parti du système pour améliorer votre expérience, grâce à de brefs questionnaires pour recueillir les commentaires des visiteurs.
Idéalement, votre système choisi aura des tableaux de bord et des moyens de suivre l'analyse des visiteurs. Au fil du temps, vous pouvez améliorer vos processus et systèmes pour offrir une expérience visiteur plus personnalisée, basée sur ce que vos clients et employés disent vouloir.
Trouvez des solutions de gestion des visiteurs dignes de confiance
Il n'est pas nécessaire de limiter votre organisation et l'expérience des visiteurs avec des processus d'enregistrement manuels lents et fastidieux. Un logiciel de gestion des visiteurs peut aider à rendre les visites plus efficaces, sécurisées et précises. Avec les bons systèmes en place, vous aurez confiance que vous faites tout ce que vous pouvez pour créer une expérience positive pour les employés et les visiteurs.
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La gestion des visiteurs fait partie de la solution Workplace Management [powered byCloudGate] et offre un système de gestion du lieu de travail (IWMS) flexible et intégré qui gère efficacement votre espace et automatise vos processus de sécurité, de sûreté, de conformité et de santé.
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